Connekt - Partnerportaal

In het kort

Verlichting van de administratieve last voor programmamanagers en ondersteuning van verplichte auditing

Market

Logistics & Supply Chain

Service

OutSystems

Solution

Contract- en factuurbeheer, auditing

achtergrond

Connekt is een netwerk binnen de mobiliteit en logistiek waar overheden, bedrijven en kennisinstellingen samenwerken. Het is een stichting die geld krijgt vanuit het Ministerie voor Infrastructuur en Waterstaat voor innovatieprojecten. Connekt zorgt ervoor dat dit geld terecht komt bij de juiste partners voor het uitvoeren van projecten.

Voor Connekt hebben we meerdere projecten uitgevoerd. Deze case gaat over het partnerportaal.

uitdagingen

Overzichtelijke projectadministratie

De programmamanagers van Connekt moeten heel veel projecten overzien. Communicatie verloopt veelal via email en Microsoft Teams, waardoor het moeilijk is om overzicht te bewaren. Daar komt nog eens bij dat 1 programmamanagers meer dan 100 projecten onder zijn hoede kan hebben.

Het ministerie laat via Connekt geld betalen aan de leverancier/partner die een bepaald project uitvoert. Dit geld komt beschikbaar op vastgezette momenten in een project, wanneer er aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Het bijhouden van de voortgang van een project en de deliverables werd bemoeilijkt door het gebrek aan overzicht en structuur.

Ook het opstarten van een project vroeg veel tijd. Er moet verantwoording worden afgelegd over de keuze voor een bepaalde partij, de kosten en andere zaken. De administratie van al het benodigde papierwerk was onoverzichtelijk zonder een duidelijk systeem.

oplossing

Beheer en auditing van project deliverables

We hebben een partnerportaal gebouwd. Dit is een centrale plek voor het beheren van contracten, project deliverables en facturen. Dit systeem maakt de administratie van programmamanagers, de backoffice en partners een stuk makkelijker. Ook biedt dit systeem ondersteuning voor de uitvoering van audits, die regelmatig worden gedaan door het ministerie. Hierbij moet aangetoond kunnen worden wat er per document is gewijzigd, waarom dat gedaan is, wanneer en door wie.

Ook is er een koppeling met Power BI gelegd. Daar worden financiële rapportages gemaakt op basis van de gegevens uit het partnerportaal.

foto's

No items found.