Procesoptimalisatie: de sleutel tot succesvolle digitalisering

Technologie verandert in een razend tempo en de wereld verandert mee. Veel bedrijven voelen de druk om te digitaliseren, gedreven door de voordelen van efficiëntie, betere klantinteractie en datagestuurde besluitvorming. Maar let op: ondoordacht digitaliseren kan juist problemen veroorzaken. Het is belangrijk om eerst je bestaande processen goed in kaart te brengen en te verbeteren voordat je met digitalisatie begint. Digitalisering is immers geen doel op zich, maar een middel om efficiënter te werken. In deze blog vertelt Maud van Paassen, Business Technology Consultant bij Quatronic, hoe je succesvol je processen optimaliseert en digitaliseert.

Begin met het verbeteren van je processen

Er valt al veel winst te behalen door je bedrijfsprocessen te verbeteren. Werkstromen ontwikkelen zich over een lange periode en worden niet altijd kritisch bekeken. Vaak ontstaan ze door beperkingen in systemen of doordat er simpelweg geen systeem is. Elke afdeling creëert dan eigen oplossingen, die vervolgens aan elkaar worden geknoopt. Wanneer je vraagt waarom iets op een bepaalde manier gebeurt, is het antwoord vaak: "Zo doen we dat nu eenmaal." Juist door die manier van werken eens goed onder de loep te nemen, kun je al grote stappen zetten. Als je digitaliseert zonder die inefficiënties aan te pakken, zal je oplossing waarschijnlijk niet de waarde toevoegen die je verwacht. De processen zijn dan namelijk nog steeds niet goed afgestemd op de realiteit.

Digitalisering is geen doel, maar een middel tot procesverbetering

Digitalisering mag nooit een doel op zich zijn. Het is een middel om processen te verbeteren. Dat sluit goed aan bij de Lean-filosofie, die het belang benadrukt van het wegnemen van inefficiënties en het verbeteren van werkmethoden. Een voorbeeld hiervan is de 'countermeasure ladder', een effectief hulpmiddel uit de TPM-methodologie, dat helpt om de kernoorzaken van problemen aan te pakken. Hoewel dit model oorspronkelijk is ontwikkeld voor de productiesector, kunnen de principes ook breder worden toegepast.

De eerste stap in dit proces is bewustwording van de optimale werkwijze en het trainen van medewerkers hierin. De tweede stap is het valideren of medewerkers deze werkwijze correct hebben begrepen en onthouden. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een audit of andere evaluatiemethoden om te checken of de processen goed worden gevolgd en toegevoegde waarde blijven leveren. Daarna kun je samen met het team kijken hoe werkprocedures verder gestandaardiseerd kunnen worden, bijvoorbeeld door het gebruik van visuele hulpmiddelen om consistentie te waarborgen en problemen snel te identificeren. In een volgende stap, bekend als Poka Yoke, bouw je slimme controles in om fouten te voorkomen. Automatiseren is vaak een logische stap na procesoptimalisatie, maar hoeft niet lang op zich te laten wachten. Dit kan zelfs parallel aan de verbetering van werkprocedures worden uitgevoerd. Door deze stapsgewijze aanpak creëer je een solide basis, waardoor digitalisering duurzamer en efficiënter kan worden doorgevoerd.

Drie redenen om niet te snel te automatiseren

1. Begrip van je proces: Als je automatiseert zonder het proces goed te kennen, digitaliseer je mogelijk inefficiënties en knelpunten. Dit kan bestaande problemen verergeren in plaats van oplossen. Het is belangrijk om eerst de knelpunten te identificeren en te begrijpen welke stappen echt noodzakelijk zijn.

2. Kostenbesparing: Automatiseren is prijzig. Door eerst je processen te optimaliseren, maak je de technologie minder complex, wat het onderhoud eenvoudiger en goedkoper maakt. Zo benut je de voordelen van digitalisering optimaal.

3. Betrokkenheid van medewerkers: Wanneer medewerkers actief betrokken zijn bij procesverbetering, accepteren ze nieuwe tools sneller. Dit creëert een cultuur van continue verbetering en innovatie, waarin de adoptie van nieuwe technologieën soepel verloopt.

IT als strategische troef

Wanneer je processen eenmaal op orde zijn, vormt dat de basis voor het effectief inzetten van IT als strategische differentiator. Digitalisering gaat namelijk verder dan alleen automatiseren; het biedt de kans om processen te innoveren en te verbeteren. Ooit was IT vooral ondersteunend en moest je je manier van werken aanpassen aan de systemen. Dankzij low-code kun je nu maatwerk inzetten om processen te optimaliseren én opnieuw vorm te geven. Zoals Rob al vertelde in een eerdere blog, is maatwerk echt niet nodig voor HR- of CRM-procedures, je boekhouding of kantoorapplicaties. Daar volstaat een off-the-shelf-oplossing prima. Maar voor je kernprocessen, daar waar je onderscheidend vermogen zit, maak je met maatwerk het verschil.

Hoe kan Quatronic helpen?

Wij begrijpen dat digitalisering ingrijpend is en soms moeilijk te overzien. Daarom helpen wij bedrijven bij het in kaart brengen van hun processen en het doorvoeren van verbeteringen, nog vóór de digitalisering. Samen zorgen we ervoor dat je niet alleen klaar bent voor digitalisatie, maar dat je ook het maximale uit je investeringen haalt. Wanneer organisaties bij ons aankloppen, hebben ze vaak al een plan klaarliggen. Dat is natuurlijk goed, want vooraf research doen is belangrijk. Toch nemen we altijd de tijd om even terug te gaan naar de tekentafel. We willen je plannen challengen en waar nodig optimaliseren. Bij Quatronic bouwen we wat je nodig hebt, niet simpelweg wat je vraagt.

De praktijk: Cheesepop food group

Bij Cheesepop hebben we deze gestructureerde aanpak toegepast. De organisatie stond voor grote veranderingen: een nieuwe fabriek en een uitbreiding van uitsluitend B2C naar een combinatie met B2B. Dit bracht nieuwe producten en werkwijzen met zich mee. Na onderzoek naar standaardoplossingen koos Cheesepop bewust voor maatwerk met OutSystems. Ze wilden innoveren in plaats van hun processen aan te passen aan een standaardoplossing. Voordat we begonnen met digitaliseren, hebben we samen met het team de werkwijzen in kaart gebracht en verbeterd. Dit resulteerde in efficiëntere processen, minder rework en een hogere adoptie van het systeem. Zelfs de grootste digibeten omarmden uiteindelijk het nieuwe systeem volledig.

Nieuwsgierig?

Ben je klaar om met OutSystems jouw processen te optimaliseren? Neem contact op om de mogelijkheden te verkennen en zet vandaag nog de stap naar een efficiëntere, wendbare toekomst.

Op de hoogte blijven?

Is het nu nog niet de juiste tijd, maar ben je wel nieuwsgierig naar onze blogs en artikelen? Volg dan onze LinkedIn-pagina en je bent als eerste op de hoogte van onze laatste bijdragen én toekomstige evenementen.

‍